新卒、学生の方向けのテレワーク中に役立つちょっとした工夫

はじめに

こんにちは
EastCloud株式会社のゾノです。
現在の会社に入社してテレワークが中心の働き方になってから、「ちょっとした工夫で仕事の効率が大きく変わる」と実感する場面が増えました。

そこで今回は、私が実際に取り入れて効果を感じた“簡単なIT活用の工夫”をご紹介します。

ショートカットキーで作業時間を短縮

エクセルやメール処理で「コピー＆ペースト」「検索」など同じ操作を繰り返すことが多いのですが、ショートカットキーを覚えるだけで作業スピードがぐっと上がります。
ここでご紹介するのは基本的なショートカットですが、中にはフラッシュフィルなど使いこなすと一気に作業効率がUPするショートカットもあるのでこの機会に是非参考にしてみてくださいね。

Ctrl＋C / Ctrl＋V：コピー＆貼り付け
Ctrl＋Z：戻る
Ctrl＋F：検索
Alt＋Tab：画面の切り替え
Alt＋Enter：改行
Ctrl＋E：フラッシュフィル=規則的な単純作業・定形作業全般を自動化

最初は慣れませんでしたが、意識して使ううちに自然と手が動くようになり、単純作業のストレスが減りました。

クラウドメモで「忘れない仕組み」をつくる

テレワークでは「誰かの机を訪ねて確認する」といったやり取りがなくなるので、情報が抜け落ちやすいのが課題でした。そこで役立ったのがクラウド型のメモアプリです。

会議中にメモした内容をチームで即共有できる

自分のタスクをチェックリスト化できる

出先やスマホからも確認できる

これだけで「どこに書いたっけ？」と探す時間が大幅に減りました。

またチームで使っているslackのリマインド機能を用いることで、メモした内容を指定の日時にリマインドすることも抜け漏れ防止の役に立ちます。

AIで下書きをスピーディーに

バックオフィスでは社内外向けの連絡文や案内文を書く機会が多いのですが、最初の一文に時間がかかることもあります。そんなときにAIに「社内イベントの案内文のたたき台を作って」と依頼すると、数秒で原稿が出てきます。他にも正しい文法や相手の気持ちに寄り添った内容になっているかなど、Wordの校閲だけではくみ取れない部分はAIに頼るととても便利です。
もちろんそのまま使うのではなく、自分の言葉に直しますが、“最初のひな型”があるだけで心理的な負担が軽くなりました。